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ED SPIM
Anglais

Règlement de l'école doctoralespim

I ) Cours de l'ED

Règlement :

- Un doctorant doit valider 100 heures de formation durant le cursus de sa thèse pour être autorisé à soutenir. Peuvent faire l’objet d’une dérogation :

      o Les étudiants en cotutelle, les étudiants délocalisés, les salariés (hors contrats doctoraux)

- La formation doctorale se décline sous trois axes avec pour chacun un minimum de volume horaire requis :

      o FORMATION GENERALE 20 heures

      o BOÎTE Á OUTILS 20 heures

      o SCIENCES 40 heures

- Les cours sont donnés sur 4 sites, les doctorants peuvent faire valider des heures dans les sites de leur choix :

      o BESANCON

      o NORD-FRANCHE-COMTE

      o BOURGOGNE DIJON

      o BOURGOGNE NEVERS

- Seules les formations listées sur la carte SPIM sont comptabilisées, il est possible toutefois de faire au préalable une demande de prise en compte des heures à l’école doctorale qui jugera de la pertinence d’intégrer ou non les formations hors liste (2 écoles d’été maximum pourront être prises en compte pour un volume de 10 heures chacune).

I – Doctoral School training courses

Rule :

- A PhD student has to validate 100 hours of training courses during the three years of his/her thesis to be allowed to complete his/her doctorate. Exemption may exist for:

  • Students in joint PhD,
  • students living away,
  • students having a professional activity (except for those employed by a “contrat doctoral”).

-          The doctoral training has to be composed of a certain volume of lessons within each of the three following groups:

  • GENERAL TRAINING: at least 20 hours
  • TOOL BOX: at least 20 hours
  • SCIENCES: at least 40 hours

Trainings are available on the 4 locations of the doctoral school. Students can validate their training hours in any of those locations:

  • BESANCON
  • NORTHERN FRANCHE-COMTE
  • BURGUNDY / DIJON
  • BURGUNDY / NEVERS

Only training courses listed by the SPIM doctoral School are taken into account. However request to participate in and take into account other trainings can be submitted to the doctoral school for prior agreement.

-          No more than 2 summer schools can be taken into account.

 II ) Conditions d'encadrement des thèses

Le nombre de thèses encadrées ou coencadrées par une même personne est limité à 6 (aucun pourcentage n'est appliqué dans la comptabilisation excepté pour les cotutelles ou les bourses CIFRE qui comptent pour 1/2).

II – Thesis supervision

One person is allowed to supervise (or be advisor of) no more than 6 PhD students (no ratio of involvement in the supervision is taken into account, except for joint PhD or CIFRE that count for a half). 

III ) Journées de suivi des doctorants

Tout doctorant doit participer en deuxième année à une journée de suivi, organisée conjointement par le laboratoire d'accueil et l'Ecole doctorale.

Cet entretien à mi-parcours des doctorants de 2e année a pour but de faire le point sur l'avancement de la thèse et éventuellement infléchir les modes de fonctionnement à l'aide de ce bilan à mi-parcours. Il est précéde d'un questionnaire préalable. L'entretien est introduit par un exposé du doctorant sur le déroulement de la thèse. Les participants sont : le doctorant, les encadreurs, un représentant de l'école doctorale, l'organisateur local représentant le laboratoire.

III – Follow-up of the PhD students

During his/her 2nd year; every PhD student has to participate in a monitoring meeting organized by both his/her laboratory and doctoral school together.

- Organization of that “mid-thesis” meeting

 Aim : To follow through the progress of the thesis work and re-orientate it if necessary.

Setting:

- Preliminary questionnaire

Discussion beginning with a presentation by the PhD student of his/her work’s progress. Involved people: the PhD student, the supervisor and thesis advisors, a doctoral school’s representative, the laboratory’s representative (local organizer).

IV ) Soutenance de la thèse

Le document de "Demande d'Autorisation de Soutenance" est visé par le directeur du laboratoire afin que ce dernier soit informé des soutenances ayant lieu au sein de son laboratoire.

Enregistrement électronique des thèses : L’enregistrement électronique des thèses est obligatoire. Le dépôt des thèses s’effectuera d’abord sous forme électronique puis sur support papier (les Bibliothèques Universitaires sont attachées à cette pratique). Cependant la version faisant foi sera la version électronique. L’étudiant signe une autorisation de diffusion et le dépôt électronique est accessible en ligne, sauf pour les thèses confidentielles.

Cas des thèses en cotutelle : deux rapporteurs doivent être extérieurs aux deux établissements partenaires de la cotutelle. Ce fait doit être mentionné explicitement dans la convention de cotutelle. Si la législation du pays partenaire impose un rapporteur de l'Université du doctorant, ce rapporteur s'ajoute aux deux rapporteurs extérieurs.

cf. Procédures de soutenance

 

IV – Thesis defence

The form “Defence authorization request” is to be signed by the director of the laboratory in order to inform him/her of the forthcoming thesis to be defended in his/her laboratory.

Thesis electronic registration: The thesis electronic registration is mandatory.

The thesis submission is to be done first in electronic form and in printed form afterwards (on the express request of the university libraries). It’s however noteworthy that the electronic form is the only legally valid version of the thesis. An agreement about the availability of the thesis is to be signed by the PhD student to permit the online distribution of the thesis (except for confidential thesis).

Joint PhD: Both PhD reviewers have to belong to any organizations but the two universities involved in the joint PhD. That must be explicitly written down into the joint PhD agreement. If the foreign country legislation requires a reviewer from the PhD student university, that person will be involved as a third reviewer alongside the two external ones.

See Thesis defence procedure 

V ) Financement de la thèse

Toutes les thèses doivent être financées et la preuve de ce financement sur trois ans doit apparaître clairement lors de l’inscription. Dans tous les cas où le financement de trois ans n'est pas évident, le financement obtenu devra être détaillé (montant, durée), et en cas de financement inférieur à trois ans, la direction du département de recherche ou du laboratoire doit attester de la disponibilité d'un financement complémentaire jusqu'à 36 mois. Toutefois, un salarié non précaire pourra être autorisé à s'inscrire en doctorat dans la mesure où son emploi présente un minimum de synergie avec le sujet de recherche.

Contrat doctoral : Les vacations sont strictement interdites dans le cadre du nouveau contrat doctoral. Les doctorants contractuels ont interdiction de cumule d'activité (en dehors du cadre strict de la signature d'un avenant avec mission enseignement, diffusion de la culture scientifique ou valorisation).

Cet avenant, signé dans tous les cas avec l'organisme employeur (UFC, UB, UTBM, CNRS), peut être lié à une convention permettant l'enseignement ou la valorisation dans un organisme tiers reversant le financement correspondant à l'organisme employeur (exemples : enseignement à l'ENSMM, valorisation dans une entreprise privée).

V – Financial resources for the preparation of the thesis

Each thesis has to be supported by a financial grant. Proof of getting such a grant for a three-year duration is to be provided for the first registration as a PhD student. If the three-year duration of the grant is not clear, the financial support(s) are to be detailed (amounts, duration). If the financial grant is allocated for less than three years, the head of research dept. or the laboratory has to certify that an additional financial support is available for an overall three-year support for the thesis.

A long-term salaried employee could apply to a doctorate providing that his/her present employment is related to the considered research topic.

Contrat doctoral: Missions which are not related to the preparation of the thesis in itself are strictly forbidden under the terms of the present “contrat doctoral”, except for some missions in teaching, dissemination of scientific culture, or promotion of the research. The realization of one of those latter missions is constrained by the signature of a specific amendment to the contract.

That amendment which is signed by the PhD student employer (UFC, UB, UTBM, CNRS), may be combined, when the mission is fulfilled for the benefit of another organization (teaching done for ENSMM, promotion of the research done for a private enterprise, eg.), with a contract between the two organizations.

VI ) Financements accordées par l'ED

L'ED accorde des financements, dans la limite de son budget, dans l'ordre de priorité suivant :

1) – Fonctionnement interne de l'ED : journée de rentrée de l'ED ; déplacement des membres du Conseil, journées de suivi des doctorants, etc.

2) – Aide aux déplacements des doctorants: financement à 50 % des congrès, écoles d'été, séjours courts dans un laboratoire extérieur, sous réserve que les 50% restant soient financés par le laboratoire. Plafond : 1000€  

3) – Soutenances : financement jusqu'à 100 % du déplacement d'un membre étranger pour une jury de thèse en Franche-Comté; financement jusqu'à 100% du déplacement d'un membre de l'ED à l'étranger pour une thèse en cotutelle.

 

VI – Financial supports granted by the doctoral school

The doctoral school allocates grants according to its budget and to the priority order here given:

1) Internal functioning of the doctoral school: Doctoral school welcome day, transport charges for the members of the doctoral school council, thesis monitoring meetings, etc.

2) Support for transport charges for the PhD students: a 50% funding for colloquum, summer schools, short stay in external laboratories, providing that the remaining 50% part is funded by the laboratory. Maximal funding: 1000€.

3) Thesis defence: a up to 100% funding of the transport charges for a foreign examiner if the defence takes place in Franche-Comté or Burgundy. A up to 100% funding of the transport charges for a member of the doctoral school if the defence takes place abroad (in the case of joint PhD).

VII ) Cotutelles

Une cotutelle est conclue au plus tard au début de la deuxième année de thèse. Les financements des thèses en cotutelle et des séjours afférant doivent être prévus lors de la conclusion de l'accord de cotutelle. A titre exceptionnel, l'ED peut accorder une subvention limitée à un séjour de ce type.

 

VII – Joint PhD

A joint PhD agreement must be dealt before the beginning of the 2nd year of the thesis at the latest.

The financial supports for the thesis as well as for the related travels are to be defined during the dealing of the joint PhD agreement. In exceptional cases, the doctoral school may grant a funding for one travel.